COSWIN AUX PETITS SOINS… DE LA MAINTENANCE HOSPITALIERE

A Colmar, solution de GMAO «sur mesure»

En matière de gestion de la maintenance, il y a GMAO et GMAO. Aux Hôpitaux Civils de Colmar, depuis quelques mois, on savoure la différence. « On avait déjà une GMAO depuis 1998, mais elle fonctionnait en client serveur, était très lourde et son gros inconvénient, c’est qu’elle n’était dédiée qu’aux professionnels des services Technique et Biomédical, se souvient François Xaintray, Ingénieur Hospitalier à la Direction des Services Techniques. En fin de compte, elle nous servait à retranscrire nos interventions. Il n’y avait pas d’échanges avec nos clients potentiels. Le grand changement, c’est que maintenant les 3 services du Pôle (biomédical, technique et informatique) l’utilisent, auxquels se sont rajoutés la totalité des services qui peuvent faire des demandes d’intervention directement. »

S’approprier l’outil

Le virage est amorcé lorsque les équipes de maintenance commencent à déployer la solution Coswin 7i santé et à l’intégrer au SIH. Unifier la GMAO de l’un des plus importants Centres Hospitaliers du territoire, réparti sur trois sites, en faisant en sorte que tous les personnels concernés puissent s’approprier l’outil tout en restant dans une logique de communication entre les différents acteurs… la tâche n’était pas des plus aisées.

Et quand ça fonctionne… Le full Web permet de travailler directement avec toutes les unités détachées. Le logiciel étant paramétré en fonction du profil de chaque utilisateur, l’outil devient vite familier et les équipes de Colmar peuvent profiter de toute sa puissance. « Via notre site Intranet, nous disposons d’un raccourci pour accéder directement aux demandes d’intervention et quel que soit le poste informatique, la personne peut se connecter avec son identifiant et son mot de passe. Nous avons paramétré nos fenêtres, et un système d’imagerie clignotante lors de la réception des DI. Le régulateur prend en charge la DI et y affecte l’atelier concerné à partir de ce moment, l’atelier prend connaissance de la demande et peut directement la prendre en charge et éditer l’ordre de travail pour intervenir. L’avantage de Coswin7i santé, c’est que le logiciel offre un panel de rapports existants et que l’on peut adapter ou créer tous les modèles de rapport approprié aux besoins de chacun via Crystal Report et les intégrer par la suite dans le logiciel Coswin. C’est un gros avantage de pouvoir vraiment éditer tous les rapports que l’on veut et s’adapter au fonctionnement de l’hôpital ou du service. »

Maintenant, les clients de la GMAO des Hôpitaux Civils, quel que soit leur service, peuvent exprimer directement leurs demandes d’intervention en quelques clics à partir d’une simple connexion Internet. Fini le temps des « bons bleus », le petit surnom des bons papier à Colmar, avant Coswin. « La DI se faisait par écrit ou par appel téléphonique, se remémore François Xaintray, on avait 80 à 100 appels par jour ! Aujourd’hui on arrive à 13 appels par semaine. La notion d’urgence qu’il y avait n’existe plus puisque on est devenu très réactif. En moyenne, chaque DI est prise en compte dans les 20 minutes. Le temps de prise en compte s’affiche sur un tableau de bord. C’est vraiment très simple d’utilisation. La personne fait sa demande et après elle peut directement voir l’état de la DI, les différentes attentes : main d’oeuvre, pièces détachées, service après vente… Elle est également avertie de la fin de la prise en charge ainsi que du temps passé. C’était hyper important pour eux car à l’époque des « bons papier », on nous disait « on fait des bons mais on ne sait pas où ils sont, on ne sait pas s’ils ont été pris en compte ». Maintenant, ils n’ont qu’à interroger le logiciel pour connaître l’état de leur DI. Aujourd’hui une DI qui met 15 jours n’est plus un problème car ils savent qu’elle est en attente pièces par exemple. »

Remerciements à M. François Xaintray. Propos recueillis pour le magazine TIH - n°8

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Hélène Fernandez