Ti stai chiedendo quali sono le regole d’oro per un progetto CMMS di successo?
Il successo di un progetto CMMS dipende dalla metodologia applicata, dagli obiettivi definiti e dalle indagini effettuate sul campo. Inoltre, devi evitare le insidie che sono già state identificate.
Oggi gli specialisti in CMMS (computer-aided maintenance management) hanno il senno di poi necessario per definire le fasi essenziali per il buon funzionamento dei loro progetti. Il loro successo dipende dalla metodologia applicata, dagli obiettivi definiti e dalle indagini effettuate sul campo. Inoltre, sono ben identificate le insidie da evitare: trascurare la comunicazione interna, affrontare il progetto da un punto di vista puramente informatico, non coinvolgere gli utenti finali nel processo.
Buone pratiche
Un progetto CMMS comprende fasi di definizione, configurazione e sviluppo per adattare la soluzione al contesto specifico dell’azienda. Può essere realizzato con metodologie convenzionali (ciclo V) o agili. La scelta dipende dalla cultura dell’azienda e dalla sua capacità di mobilitare un team di progetto.
A monte del progetto, è fondamentale ridefinire gli obiettivi per assicurarsi che le esigenze dell’azienda siano state comprese.
A tal fine, i consulenti utilizzano il metodo SMART: la definizione di obiettivi e indicatori che siano Specifici, Misurabili, Accettabili, Realistici e Tempestivi.
La nomina di un project manager interno è essenziale. Dotata di poteri decisionali, questa persona fa da tramite tra i team e l’editore. Garantisce il coinvolgimento della propria azienda. Inoltre è corresponsabile del programma di distribuzione e della sua gestione.
Il project manager si assicura che vengano svolte tre attività chiave per garantire il successo del progetto:
- L’obiettivo delle indagini sul campo è quello di fare il punto sulla strategia di manutenzione, sull’ambiente di lavoro e sulle persone coinvolte, attraverso interviste.
- Un workshop in cui consulenti e utenti saranno chiamati a definire le aspettative dei team.
- Lo strumento CMMS viene testato dai team aziendali per valutarne le capacità.
Le insidie da evitare
È importante notare che, come in ogni progetto, la comunicazione è fondamentale. Il dialogo e la trasparenza sono essenziali per coinvolgere i dipendenti. È necessario spiegare le diverse fasi del progetto, supportare l’azienda sui punti che devono essere ottimizzati e adattare lo strumento. In questo modo sarà molto più facile anticipare eventuali resistenze. È su questi punti che le aziende si aspettano un valore aggiunto dall’integratore, oltre al tradizionale controllo del budget e delle scadenze. Sono sempre più alla ricerca di consigli e anticipazioni.
Un consiglio? Non affrontare il progetto da una prospettiva puramente informatica.
L’obiettivo principale di un progetto CMMS è quello di fornire uno strumento. È quindi necessario prestare particolare attenzione ai futuri utenti, per capire e spiegare le aspettative di ciascuno. Il progetto deve essere sostenuto all’interno dell’azienda, in collaborazione con l’editore del software. Per raggiungere questo obiettivo, ci sono due buone pratiche da tenere a mente:
- Non trascurare la formazione. Dobbiamo incoraggiare il trasferimento di competenze all’azienda, in linea con la sua capacità di investimento. Questo trasferimento può avvenire durante le varie fasi del progetto e per tutta la durata dello strumento.
- Non pensare a breve termine. Parlare di CMMS ora significa anche parlare di reingegnerizzazione. Lo strumento non è fine a se stesso, ma è una soluzione che deve servire alla strategia di manutenzione a lungo termine. È necessario istituire un comitato direttivo per garantire che lo strumento e la strategia in atto si evolvano regolarmente, in modo che l’azienda possa stare al passo con il mercato.
Infine, per quanto riguarda l’editore, devi assicurarti che i consulenti comprendano i problemi e il gergo dei team aziendali. In caso contrario, il progetto potrebbe fallire. Oltre alla loro capacità di ascolto e analisi, i consulenti dovrebbero idealmente provenire dalle aree aziendali interessate: manutenzione, metrologia e processi satellitari. Questo permette di migliorare il dialogo sul campo.
Un progetto CMMS è considerato un successo quando le unità aziendali si appropriano dello strumento, lo utilizzano e lo adattano costantemente alle loro nuove esigenze.
Intervista ad un esperto: Pierre Brunet, Direttore dei Servizi di Siveco Group.
