Você está se perguntando quais são as regras de ouro para um projeto CMMS bem-sucedido?
O sucesso de um projeto de CMMS depende da metodologia aplicada, dos objetivos definidos e das pesquisas realizadas em campo. Além disso, você precisa evitar as armadilhas que já foram identificadas.
Hoje em dia, os especialistas em CMMS (gerenciamento de manutenção auxiliado por computador) têm a visão retrospectiva necessária para definir as etapas essenciais para o bom andamento de seus projetos. Seu sucesso depende da metodologia aplicada, dos objetivos definidos e das pesquisas realizadas em campo. Além disso, as armadilhas a serem evitadas estão bem identificadas: negligenciar a comunicação interna, abordar o projeto de um ponto de vista puramente de TI, não envolver os usuários finais no processo.
Boas práticas
Um projeto de CMMS inclui as fases de definição, configuração e desenvolvimento para adaptar a solução ao contexto específico da empresa. Ele pode ser realizado usando metodologias convencionais (ciclo V) ou ágeis. A escolha depende da cultura da empresa e de sua capacidade de mobilizar uma equipe de projeto.
No início do projeto, é fundamental redefinir os objetivos para garantir que as necessidades da empresa tenham sido compreendidas.
Para isso, os consultores usam o método SMART: a definição de objetivos e indicadores que sejam específicos, mensuráveis, aceitáveis, realistas e com prazo determinado.
A nomeação de um gerente de projeto interno é essencial. Com poderes de decisão, essa pessoa atua como um intermediário entre as equipes e o editor. Ela garante o envolvimento de sua empresa. Ele também é corresponsável pelo cronograma de implantação e seu gerenciamento.
O gerente de projeto garante que três atividades principais sejam executadas para assegurar o sucesso do projeto:
- O objetivo das pesquisas de campo é fazer um balanço da estratégia de manutenção, do ambiente de trabalho e das pessoas envolvidas, por meio de entrevistas.
- Um workshop em que consultores e usuários serão solicitados a definir as expectativas das equipes.
- A ferramenta CMMS é testada pelas equipes comerciais para avaliar seus recursos.
Armadilhas a serem evitadas
É importante observar que, como em qualquer projeto, a comunicação é fundamental. O diálogo e a transparência são essenciais para o envolvimento dos funcionários. É necessário explicar as diferentes etapas do projeto, apoiar a empresa nos pontos que precisam ser otimizados e adaptar a ferramenta. Assim, será muito mais fácil antecipar qualquer resistência. É nesses pontos que as empresas esperam valor agregado do integrador, além do controle tradicional de orçamento e cronograma. Elas estão cada vez mais buscando aconselhamento e antecipação.
Um conselho para você? Não aborde o projeto de uma perspectiva puramente de TI.
O objetivo principal de um projeto de CMMS é fornecer uma ferramenta. Portanto, precisamos dar atenção especial aos futuros usuários, a fim de entender e explicar as expectativas de todos. O projeto deve ser apoiado dentro da empresa, em colaboração com o editor do software. Para isso, há duas práticas recomendadas que você deve ter em mente:
- Não negligencie o treinamento. Precisamos incentivar a transferência de habilidades para a empresa, de acordo com sua capacidade de investimento. Essa transferência pode ocorrer durante as várias fases do projeto e durante toda a vida útil da ferramenta.
- Não pense em curto prazo. Falar sobre CMMS agora também significa falar sobre reengenharia. A ferramenta não é um fim em si mesma, mas uma solução que deve servir à estratégia de manutenção a longo prazo. Deve-se criar um comitê de direção para garantir que a ferramenta e a estratégia implementada evoluam regularmente, para que a empresa possa acompanhar o mercado.
Por fim, no lado do editor, você precisa garantir que os consultores entendam os problemas e o jargão das equipes de negócios. Caso contrário, o projeto poderá fracassar. Além de sua capacidade de ouvir e analisar, o ideal é que os consultores venham das áreas de negócios em questão: manutenção, metrologia e processos de satélite. Isso permite um melhor diálogo no campo.
Um projeto de CMMS é considerado um sucesso quando as unidades de negócios se apropriam da ferramenta, usam-na e a adaptam constantemente às suas novas necessidades.
Entrevista com especialista – Pierre Brunet, diretor de serviços do Siveco Group.
