Rapports d’intervention, certificats de conformité, feuilles d’heures, factures ou documents PDF : de nombreuses informations utiles à la maintenance se trouvent dans les pièces jointes de la GMAO. Les rechercher puis les ressaisir demande du temps. Avec ses fonctionnalités IA, Coswin 8i analyse ces documents, identifie les données attendues et prépare leur intégration dans la GMAO.
Les pièces jointes contiennent des données utiles à la maintenance
Les équipes de maintenance reçoivent et consultent régulièrement de nombreux types de documents : rapports d’intervention, comptes rendus de prestataires, feuilles d’heures, rapports de contrôle, certificats de conformité, documents PDF reçus par e-mail, feuillets de réception de marchandise ou encore factures.
Ces documents contiennent des informations qui peuvent être utiles dans la GMAO. Pourtant, leur exploitation demande traditionnellement plusieurs opérations : ouvrir le document, identifier les données utiles, les saisir dans la GMAO puis vérifier la saisie.
Ces tâches répétitives prennent du temps aux équipes alors que l’information dont elles ont besoin figure déjà dans les documents.
Transformer les documents en données exploitables dans Coswin 8i
Les fonctionnalités IA de Coswin 8i analysent les documents déposés dans la GMAO et identifient automatiquement les informations attendues.
Selon le document concerné, elles peuvent notamment identifier un numéro d’OT, une date d’intervention, le technicien concerné, le temps passé, un statut ou certaines informations techniques.
Elles peuvent également exploiter un numéro de commande ainsi que les références des articles, leur unité, leur quantité et leur prix.
Les modèles d’importation IA extraient les données contenues dans des documents, des images, des PDF ou des flux structurés, puis préparent leur intégration dans Coswin 8i.
L’utilisateur passe ainsi du document brut à une donnée directement exploitable dans sa GMAO, sans devoir rechercher et ressaisir manuellement chaque information.
L'IA accélère le traitement sans contourner les règles de gestion
L’exploitation automatisée des documents ne signifie pas que l’IA décide seule des données qu’elle peut intégrer dans la GMAO.
Chez Siveco Group, les données doivent rester sous contrôle. L’administrateur définit au préalable les champs autorisés, les données que le système peut extraire, les valeurs par défaut, les modules concernés et les sous-tables accessibles.
Lorsqu’une validation s’avère nécessaire, l’utilisateur conserve également la maîtrise de l’écriture avant son exécution.
Cette approche permet aux fonctionnalités IA d’accélérer le traitement des documents tout en respectant les règles de gestion définies dans Coswin 8i. L’IA facilite le processus, mais ne contourne pas les règles établies dans la GMAO.
Des pièces jointes qui deviennent une véritable source de données
Un document joint à une intervention, à une commande ou à un autre élément de la GMAO ne constitue plus seulement un fichier à consulter. Les fonctionnalités IA de Coswin 8i permettent d’en extraire les informations attendues et de préparer leur exploitation directement dans le logiciel.
Les équipes réduisent ainsi le temps consacré à rechercher et ressaisir les informations présentes dans leurs documents. Elles peuvent se concentrer davantage sur les données elles-mêmes et sur leur utilisation dans la GMAO.