Rapporti di intervento, certificati di conformità, fogli ore, fatture e documenti PDF contengono numerose informazioni utili alla manutenzione e possono essere archiviati come allegati nel CMMS. Cercare queste informazioni e inserirle manualmente richiede tempo. Le funzionalità IA di Coswin 8i analizzano i documenti, identificano i dati richiesti e ne preparano l’integrazione nel CMMS.
Gli allegati contengono dati utili per la manutenzione
I team di manutenzione ricevono e consultano regolarmente numerosi tipi di documenti: rapporti di intervento, rapporti dei fornitori di servizi, fogli ore, rapporti di controllo, certificati di conformità, PDF ricevuti via e-mail, documenti di ricezione della merce e fatture.
Questi documenti contengono informazioni che possono essere utili nel CMMS. Tuttavia, per utilizzarle occorre tradizionalmente svolgere diverse operazioni: aprire il documento, individuare i dati rilevanti, inserirli nel CMMS e verificare che non siano stati commessi errori.
Si tratta di attività ripetitive che richiedono tempo, anche se le informazioni necessarie sono già presenti nei documenti.
Trasformare i documenti in dati utilizzabili in Coswin 8i
Le funzionalità IA di Coswin 8i analizzano i documenti inseriti nel CMMS e identificano automaticamente le informazioni richieste.
A seconda del documento, possono individuare il numero dell’ordine di lavoro, la data dell’intervento, il tecnico coinvolto, il tempo impiegato, lo stato o determinate informazioni tecniche.
Possono inoltre elaborare il numero di un ordine di acquisto e dati quali riferimenti degli articoli, unità, quantità e prezzi.
I modelli di importazione IA estraggono i dati da documenti, immagini, PDF o flussi strutturati e ne preparano l’integrazione in Coswin 8i.
L’utente passa così da un documento grezzo a dati direttamente utilizzabili nel CMMS, senza dover cercare e reinserire manualmente ogni informazione.
L'IA accelera il processo senza aggirare le regole di gestione
Automatizzare l’elaborazione dei documenti non significa lasciare all’IA la decisione su quali dati integrare nel CMMS.
In Siveco Group riteniamo che i dati debbano rimanere sotto controllo. L’amministratore definisce in anticipo i campi autorizzati, i dati che possono essere estratti, i valori predefiniti, i moduli interessati e le sottotabelle accessibili.
Quando è richiesta una validazione, l’utente mantiene inoltre il controllo sulla scrittura dei dati prima della sua esecuzione.
In questo modo, le funzionalità IA possono velocizzare l’elaborazione dei documenti nel rispetto delle regole di gestione definite in Coswin 8i. L’IA facilita il processo senza aggirare le regole stabilite nel CMMS.
Trasformare gli allegati in una vera fonte di dati
Un documento allegato a un intervento, a un ordine o a un altro elemento del CMMS non è più soltanto un file da consultare. Le funzionalità IA di Coswin 8i consentono di estrarre le informazioni richieste e di prepararne l’utilizzo direttamente nel software.
I team riducono così il tempo dedicato alla ricerca e al reinserimento delle informazioni presenti nei documenti e possono concentrarsi maggiormente sull’utilizzo dei dati nel CMMS.