Wartungsberichte, Konformitätsbescheinigungen, Stundenzettel, Rechnungen oder PDF-Dokumente enthalten zahlreiche für die Instandhaltung relevante Informationen und können als Anhänge im CMMS hinterlegt sein. Diese Informationen zu suchen und anschließend manuell zu erfassen, kostet Zeit. Die KI-Funktionen von Coswin 8i analysieren diese Dokumente, erkennen die benötigten Daten und bereiten deren Übernahme in das CMMS vor.
Anhänge enthalten wertvolle Instandhaltungsdaten
Instandhaltungsteams erhalten und bearbeiten regelmäßig unterschiedliche Dokumente: Wartungsberichte, Berichte externer Dienstleister, Stundenzettel, Prüfberichte, Konformitätsbescheinigungen, per E-Mail erhaltene PDF-Dokumente, Wareneingangsbelege und Rechnungen.
Diese Dokumente enthalten Informationen, die im CMMS genutzt werden können. Ihre Übernahme erfordert jedoch üblicherweise mehrere Schritte: Dokument öffnen, relevante Daten suchen, Informationen im CMMS erfassen und anschließend die Eingabe auf Fehler prüfen.
Diese wiederkehrenden Aufgaben kosten Zeit, obwohl die benötigten Informationen bereits in den Dokumenten enthalten sind.
Dokumente in nutzbare Daten für Coswin 8i umwandeln
Die KI-Funktionen von Coswin 8i analysieren im CMMS hinterlegte Dokumente und identifizieren automatisch die erwarteten Informationen.
Je nach Dokument können sie beispielsweise eine Arbeitsauftragsnummer, das Datum einer Instandhaltungsmaßnahme, den zuständigen Techniker, den Zeitaufwand, einen Status oder bestimmte technische Informationen erkennen.
Auch Bestellnummern sowie Artikelreferenzen, Einheiten, Mengen und Preise können verarbeitet werden.
KI-Importmodelle extrahieren Datenaus Dokumenten, Bildern, PDF-Dateien oder strukturierten Datenflüssen und bereiten sie für die Übernahme in Coswin 8i vor.
So gelangen Anwender vom ursprünglichen Dokument zu direkt im CMMS nutzbaren Daten, ohne jede einzelne Information manuell suchen und neu eingeben zu müssen.
KI beschleunigt den Prozess, ohne Geschäftsregeln zu umgehen
Eine automatisierte Dokumentenverarbeitung bedeutet nicht, dass die KI selbstständig entscheidet, welche Daten sie in das CMMS übernehmen darf.
Bei Siveco Group gilt der Grundsatz, dass die Kontrolle über die Daten erhalten bleiben muss. Der Administrator legt im Vorfeld die zulässigen Felder, die extrahierbaren Daten, Standardwerte, betroffenen Module und zugänglichen Untertabellen fest.
Wenn eine Freigabe erforderlich ist, behält der Anwender auch vor der tatsächlichen Übernahme die Kontrolle.
Damit können die KI-Funktionen die Dokumentenverarbeitung beschleunigen und gleichzeitig die in Coswin 8i definierten Geschäftsregeln einhalten. Die KI vereinfacht den Prozess, ohne die im CMMS festgelegten Regeln zu umgehen.
Anhänge als Datenquelle nutzen
Ein Dokument, das einer Instandhaltungsmaßnahme, einer Bestellung oder einem anderen Element im CMMS zugeordnet ist, muss nicht nur eine Datei bleiben, die bei Bedarf geöffnet wird. Die KI-Funktionen von Coswin 8i können die benötigten Informationen daraus extrahieren und für die weitere Verwendung im System vorbereiten.
Instandhaltungsteams verbringen dadurch weniger Zeit mit der Suche und erneuten Eingabe von Informationen aus Dokumenten und können sich stärker auf die Nutzung dieser Daten im CMMS konzentrieren.