Relatórios de manutenção, certificados de conformidade, folhas de horas, faturas e documentos PDF contêm diversas informações úteis para a manutenção e podem estar armazenados como anexos no CMMS. Localizar essas informações e digitá-las novamente exige tempo. Com seus recursos de IA, o Coswin 8i analisa esses documentos, identifica os dados esperados e prepara sua integração ao CMMS.
Os anexos contêm dados úteis para a manutenção
As equipes de manutenção recebem e consultam regularmente diversos tipos de documentos: relatórios de manutenção, relatórios de prestadores de serviços, folhas de horas, relatórios de inspeção, certificados de conformidade, documentos PDF recebidos por e-mail, documentos de recebimento de mercadorias e faturas.
Esses documentos contêm informações que podem ser úteis no CMMS. Tradicionalmente, porém, seu aproveitamento exige várias etapas: abrir o documento, identificar os dados relevantes, inseri-los no CMMS e verificar se nenhuma informação foi registrada incorretamente.
Essas tarefas repetitivas consomem tempo, embora as informações necessárias já estejam presentes nos documentos.
Transforme documentos em dados utilizáveis no Coswin 8i
Os recursos de IA do Coswin 8i analisam os documentos adicionados ao CMMS e identificam automaticamente as informações esperadas.
Dependendo do documento, eles podem identificar o número da ordem de serviço, a data da intervenção, o técnico responsável, o tempo gasto, o status ou determinadas informações técnicas.
Também podem processar o número do pedido de compra, além das referências dos itens, unidades, quantidades e preços.
Os modelos de importação com IA extraem dados de documentos, imagens, arquivos PDF ou fluxos estruturados e preparam essas informações para integração ao Coswin 8i.
Assim, o usuário passa do documento bruto para dados diretamente utilizáveis no CMMS, sem precisar localizar e digitar novamente cada informação de forma manual.
A IA acelera o processamento sem contornar as regras de gestão
Automatizar o processamento de documentos não significa permitir que a IA decida sozinha quais dados podem ser integrados ao CMMS.
Na Siveco Group, consideramos essencial manter os dados sob controle. O administrador define previamente os campos autorizados, os dados que podem ser extraídos, os valores padrão, os módulos envolvidos e as subtabelas acessíveis.
Quando uma validação é necessária, o usuário também mantém o controle sobre a gravação dos dados antes de sua execução.
Essa abordagem permite que os recursos de IA acelerem o processamento dos documentos sem deixar de respeitar as regras de gestão definidas no Coswin 8i. A IA agiliza o processo, mas não contorna as regras estabelecidas no CMMS.
Transforme anexos em uma verdadeira fonte de dados
Um documento anexado a uma intervenção, a um pedido ou a outro elemento do CMMS deixa de ser apenas um arquivo para consulta. Os recursos de IA do Coswin 8i permitem extrair as informações esperadas e preparar seu uso diretamente no software.
As equipes reduzem, assim, o tempo dedicado à busca e à redigitação das informações presentes nos documentos e podem se concentrar mais no aproveitamento desses dados no CMMS.